働き方の多様化が進むと同時に、場所や時代を問わない仕事スタイルが増え、オフィスの在り方も徐々に変わってきている現代。そんな中注目されているのが、複数の企業で1つのオフィスを共有する、シェアオフィスです。オフィスを低予算で持て、新規事業の立ち上げにも効果的なことから人気を集めています。

シェアオフィスの利用が増えている背景

複数でオフィススペースを共有するシェアオフィスは、比較的安価な賃料で利用でき、インターネット回線・水道光熱費などのランニングコスもかかりません。

そのため、毎月オフィスを維持するのにかかるコストを大幅に削減することができます。

また、家具代や工事代等の初期費用も必要ない為、オフィスの移転や新設にかかる費用を最低限まで抑えることが可能になります。

このように「低コストでオフィスを利用できる」というシェアオフィス最大のメリットにより、個人事業主、フリーランスなどの単身で事業を行っている人や起業したばかりの人を中心にシェアオフィスを利用する人が増えてきています。

シェアオフィスのメリット

1.初期費用を抑えられる

オフィスを契約する場合には、初期費用として敷金、礼金、保証金などを支払う必要があり、合わせると高額になってしまいます。しかし、シェアオフィスであれば初期費用はかからず、代わりに入会金や初月の賃料のみを支払うだけで、オフィスを利用することができます。

なお、ほどんとの場合、デスクやチェアはもちろん、プリンターやファックスなど仕事に必要な備品が揃っているため、すぐに業務を解することができますよ。

2.利便性に優れた場所にオフィスを持てる

知名度の高い場所や利便性に優れた立地にオフィスを構えようとすると、高額な費用がかかってしまいますが、シェアオフィスは、アクセスのいい場所にあることが多く、会社のステータスにもなりますし、営業や打ち合わせにも便利となります。

3. 月額の費用が安い

月額の利用料が安いという点も魅力です。都内の賃貸オフィスを借りると狭い個室でも月に10万円はかかってしまいます。それに比べシェアオフィスは月に3万円程度と、安価で借りることができ、場所によっては会議室やキッチンなどの共有スペースも利用できるので、ランニングコストを削減できますよ。

4.法人の登記ができる

シェアオフィスにもよりますが、法人登記ができる場所もあります。認知度が高く、ブランド力も強化できる都心の住所を登記できるのは、企業にとって大きなメリットです。

5.他の事業者とコミュニケーションが取れる

個人事業主やフリーランスの方にもうれしいのが、他の入居者の方と交流がとれること。共有スペースで共に仕事をすることでコミュニケーションが自然と生まれます。さまざまな業種の人々と触れ合うことで、ビジネスのチャンス

シェアオフィスを選ぶ際の注意点

シェアオフィスを導入する際、以下のような比較検討ポイントがある。あらかじめ条件の優先順位をつけておき、一長一短の場合は優先度の高い条件を満たすオフィスを選ぶとよい。

1. 料金は適切か

複数の料金プランが用意されていることが多いため、自社に必要な要件を確認して最適な料金プランを選択する。その上で月額を算出して各施設を比較する。価格の高低だけでなく、設備・機能に見合った金額かどうかもあわせてチェックする。

2. 立地に問題がないか

従業員の通勤や、顧客･取引先へのアクセスが良い場所を選ぶことで、ビジネスを効率的に進められる。エリアのブランド価値や周辺の飲食店・商業施設・郵便局などの充実度、リフレッシュできる場所なども考慮することで従業員の満足度が向上し、採用の際にも有利に働くだろう。検討にあたっては実際に訪問して利便性や雰囲気を体感することが重要だ。

3. 個室や会議用のスペースを利用できるか

業務上個室や会議室の利用が必要な場合は、設備の有無だけでなく、予約システムの使い勝手や稼働率、利用回数の上限などを確認しておく。施設によっては会議室の予約に追加料金がかかる場合もあるため、注意して欲しい。

低価格で質の高いスペースを見つける方法

自社の現状と将来の展望を踏まえ、以下の要素をリスト化し、優先順位付けを行う。

· 従業員数

· 業務内容

· コミュニケーションの重要性

· 予算

· 立地条件

· 柔軟な働き方の導入レベル

· セキュリティ

· ブランドイメージへの影響

これに基づいて必要なオフィス機能を明確にし、最適なオフィス形態を絞り込む基準を策定する。

コスト・契約形態・施設設備などを一覧化して比較する

各オフィス形態のコスト（初期費用、月額費用、追加料金）、契約期間、解約条件などを比較する。また、提供される設備やサービス（インターネット環境、会議室、受付サービスなど）を一覧化し、自社のニーズと照らし合わせる。立地や交通アクセス、周辺環境も重要な要素として検討する。これらを総合的に評価し、費用対効果の高い選択肢がどれなのかを判断する。

ハイブリッドワークという選択肢も

従来型の賃貸オフィスか、フレキシブルオフィスへ変更するか、必ずしも二者択一にする必要はない。オフィス勤務とリモートワーク、フレキシブルオフィスでの勤務を組み合わせたハイブリッドワークという働き方も存在する。

企業と従業員双方にメリットがある最適な組み合わせを見つけることで、人材の確保や生産性向上につながる可能性がある。